Basis principes e-maillijsten
De e-maillijsten waarvan ik de knoppen bedien zijn uiteraard op basis van een opt-in. Lezers hebben zelf aangegeven de nieuwsbrief te willen ontvangen. Technisch is dat makkelijk. De registratie- en contactdata staat keurig opgeslagen in een (redelijk) overzichtelijke structuur. Onderaan elke mail staan onze contactgegevens en een opt-out link.
Netjes, maar niet behulpzaam
Het uitschrijven is makkelijk. Je zou verwachten dat iedereen die de nieuwsbrief niet meer wil ontvangen dat ook doet. Helaas is dat niet het geval. Met enige regelmaat komt er een auto-reply waaruit valt op te maken dat een adres niet meer actief is. Dat klinkt netjes en behulpzaam, maar het is sub-optimaal. Kijk maar naar deze twee voorbeelden.
Van: uitdienst@*bedrijf1*.nl
Aan: redactie @ xyz
Beste,
U heeft zojuist een e-mail gestuurd naar een collega, die niet meer werkzaam is bij *bedrijf1*. Uw mail kan daardoor niet gelezen en/of beantwoord worden.
U kunt ons bereiken op onderstaand telefoonnummer of contactformulier. Wij helpen u dan graag verder.
Met vriendelijke groet,
RE: e-mail adres niet meer actief
Van: AutoReply Uitdienst<uitdienst@*bedrijf2*.nl>
Aan: redactie @ xyz
Geachte lezer,
Het e-mail adres van deze gebruiker is niet meer actief. Deze persoon is niet meer werkzaam bij onze firma, derhalve zal uw mail niet worden beantwoord.
U kunt contact opnemen met de receptie via +31 —— waar wij u graag verder helpen.
Met vriendelijke groet,
*bedrijf2*
Privacy en AVG
In beide gevallen gaat het om grotere bedrijven. Elk van de bedrijven heeft meer dan “een handvol” abonnees op de nieuwsbrief in kwestie. Het email adres van de persoon die vertrokken staat niet in de auto-reply.
Daarvoor heeft men twee redenen. De eerste is de werkgever, graag persoonlijk contact wil. Wie weet ben ik een klant die de order nu niet meer kan plaatsen.
De andere reden is “vanwege de privacy”. Er wordt inderdaad aangegeven dat men niet zomaar de e-mailadressen namen mag weergeven want AVG en privacy. Nu weet ik iets van privacy en de AVG, maar dit is wel een raar argument.
De praktijk is dat als ik contact opneem met het bedrijf dat niet tot een oplossing leidt. Zij kunnen geen lijst geven van personen die uit dienst is. Zoiets wil ik trouwens ook helemaal niet. Ik ben op mijn beurt niet bereid de namen te geven van alle medewerkers die op een van de verzendlijsten staan. Wie weet wat voor problemen ik dan veroorzaak.
Covid-19 dus slecht bereikbaar
De laatste maanden nog een nieuw probleem bij gekomen. De bedrijven uit de voorbeelden zijn telefonisch gewoon slecht bereikbaar. Het algemene nummer werkt, doorverbinden naar personeelszaken is schijnbaar heel moeilijk. Na twee keer proberen heb ik de moed opgegeven. Ik begrijp dat Covid-19 bedrijven dwingt te improviseren. Dat stafonderdelen slecht bereikbaar zijn voor externen snap ik niet.
Dit soort autoreplies zijn overigens ouder dan Covid-19. Ze waren er ook al voor de AVG. Men heeft gewoon op een aantal plekken nooit rekening gehouden met een situatie als deze.
Door alle recente ervaringen vraag ik me af hoe nauwkeurig ze zelf de e-maillijsten bijhouden en wat daarbij van de AVG en Covid-19 merken.