E-mailadressen laten vervallen en software licenties

Door omstandigheden komt een aantal e-mailadressen te vervallen. Geen nood, er is alle tijd alle noodzakelijke wijzigingen door te voeren. Zo moeilijk hoort het ook niet te zijn, ware het niet dat er ook software licenties aan gekoppeld zijn.

Communiceren en identificeren

Een e-mailadres is natuurlijk bedoeld om mee te communiceren. We staan er echter niet zo vaak bij stil dat het ook wordt gebruikt om zich zelf te kunnen identificeren. De scheidslijn tussen die twee doelen is ook lang niet even duidelijk. Als ik mail, verwachten de ontvangers op basis van het adres dat ze zien met mij persoonlijk te communiceren. Als ik mail met “redactie@” is het voor de ontvanger minder duidelijk wie daar achter schuilgaat. Door die mails af te sluiten met ^initialen of iets vergelijkbaars is die identificatieslag alsnog gemaakt.

E-mailadressen zijn echter ook in gebruik omdat daarmee op een dienst kan worden ingelogd. Het aanpassen van de log-in naam om bijvoorbeeld de krant online te kunnen blijven lezen is in de regel niet zo moeilijk. Dat is namelijk een dienst waarmee regelmatig wordt gecommuniceerd. Zelfs bij een automatisch incasso is er sprake van een paar keer per jaar contact. De bedrijven hebben er dus alle belang bij dat de e-mailadressen kloppen. Op de websites is daarom ook (in de regel) makkelijk te vinden hoe de online contactgegevens kunnen worden veranderd. En eigenlijk vinden we dat ook heel normaal.

Software licenties

Het valt pas op hoe makkelijk en goed dat geregeld is als men probeert bij software licenties het geldige e-mailadres te wijzigen. Software pakketten die eenmalig zijn aangeschaft en waarbij het inloggen gebeurt middels e-mailadres en wachtwoord komen hier veel voor. Dat e-mailadres is ook nodig voor het ophalen van updates. Een bounce op dat adres kan reden zijn voor het softwarehuis die licentie op te schorten.

Supportdesk

Toegegeven de laatste weken was de bedrijvigheid her en der lager. Niet elke supportdesk was goed bezet. Toch verbaast het dat nog niet alle vragen over het overzetten van e-mailadressen van de min of meer exotische toepassingen zijn beantwoord. Het is wel iets om rekening mee te houden bij het migreren van e-mail adressen.

De tijd die je daarvoor moet reserveren druk je uit in weken niet in dagen. Beter eerder beginnen dan te laat, want je e-mailadressen laten vervallen zonder dat alles in kannen en kruiken is kan je licenties onbruikbaar maken.